Este workshop tem como objetivos
ensinar os formandos a realizar um diagnóstico da situação da importância
conferida ao cerimonial e protocolo nos estabelecimentos de ensino superior onde
estes prestam trabalho, com base na aplicação simplificada da metodologia swot.
Enquanto ferramenta de análise do
ambiente regulador interno e externo, a matriz swot permite mapear os pontos
fracos versus pontos fortes e as oportunidades versus constrangimentos.
Com base nos dados obtidos é
possível estabelecer prioridades, tirar o máximo de proveito dos pontos fortes,
minimizar as vulnerabilidades, implementar e monitorizar planos de gestão, sem
perder de vista que as instituições podem influenciar o ambiente externo mas
não o conseguem controlar.
Para o efeito foi construída uma
grelha em cinco níveis, cuja primeira abordagem privilegia a análise
qualitativa numa ótica de garantia de sobrevivência e crescimento no mercado
competitivo, e de prestação de serviços de qualidade aos públicos internos e
externos de perfil multicultural.
Seguindo o modelo proposto por
Salvador Hernández Martínez, nos públicos internos ou vinculados à organização
considerámos: titulares e membros de órgãos de governo e administração, alunos integrados
em projetos institucionais e eleitos para órgãos de direção, alunos
indiferenciados, pessoal docente e investigadores, pessoal dos serviços
administrativos. Nos públicos externos ou não vinculados à organização, mas que
podem interagir na qualidade de stakeholders, foram sinalizados: comunicação
social, órgãos da administração pública central e regional, empresas,
fundações, municípios, outras universidades nacionais e internacionais,
fornecedores de bens culturais (alfaiatarias, adegas, orivesarias, oficinas de impressão),
associações de antigos alunos, museus, bibliotecas, arquivos.
Avalie os indicadores de cada um
dos parâmetros (Mau, Insatisfatório, Satisfatório, Bom, Muito Bom), sinalizando
a posição exata em que se encontra a sua instituição. Preencha em cada um dos
indicadores exemplos que permitam descrever a sua realidade.
Concluído o diagnóstico, aplique
as conclusões na análise da matriz pontos fracos/pontos fortes. Conclua o
exercício com a indicação de propostas de melhoria.
NÍVEL 1: MAU
1.1 - Performance banal: evento com fortes sinais de banalidade no
que concerne aos cenários, mobília, indumentária, densidade dos discursos
1.2 - Identidade incaracterística: o organismo promotor não
apresenta caraterísticas individualizadoras face a outras instituições. Não é
claro se estamos em presença de um evento empresarial, desportivo, académico,
militar, político, show televisivo (outro)
1.3 - Fraca capacidade de mobilização da comunidade: o evento
suscita fortes críticas no plano interno e externo. Os membros da instituição
não parecem suficientemente informados sobre a importância estratégica do
evento
1.4 - Indumentária de tipo fantasia: os trajes profissionais e
civis exibidos no evento são de tecidos vulgares, de má qualidade de confeção,
não adequados ao grau de formalidade requerido. Alguns dos convidados que
vestem trajes profissionais desconhecem os códigos de etiqueta
1.5 - Manifestações de descortesia para com os convidados: o
anfitrião adota atitudes ofensivas ou permite criar um ambiente de desconforto
e constrangimento
1.6 - Desconhecimento das normas de cortesia: o anfitrião e os oradores
escandalizam os convidados com atitudes grosseiras, revelando desconhecimento
das precedências e das formas de tratamento
1.7 - Ofensas aos direitos fundamentais: o anfitrião, de forma
evidente, protagoniza atitudes de descriminação com base no sexo, religião, cor
da pele, deficiência
1.8 - Humor duvidoso: o apresentador/mestre de cerimónias confunde
o evento com um espetáculo de stand up comedy, adotando atitudes que
constrangem o anfitrião e os convidados. O evento arrisca ficar na memória e
alimentar rumores pelos piores motivos
1.9 - Discursos não credíveis: os discursos apresentados não estão
conformes ao grau de profundidade académico/científico esperado
1.10 – Problemas com a qualidade do coquetel/vinho de honra: os
convidados são confrontados com patologias de falta de qualidade nos alimentos
e bebidas oferecidas
NÍVEL 2: INSATISFATÓRIO
2.1 - Códigos comunicacionais pouco estruturados: o apresentador
comete gafes, não domina o código cerimonialístico e aproxima-se várias vezes
da autoridade académica perguntando-lhe baixinho o que fazer para solucionar o
problema
2.2 - Momentos mortos ou de deriva entre as sequências estruturantes da
cerimónia: o apresentador tem dificuldade em encadear os vários momentos da
cerimónia. Cria pausas embaraçosas e tenta justifica-las em voz alta com
comentários desastrosos
2.3 - Tecnologias audiovisuais avariadas: o evento é perturbado por
avarias de microfones, de equipamentos informáticos e toques de
telemóveis/celulares
2.4 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil pouco adequado: o
apresentador lê um programa escrito que não está convenientemente ensaiado, a
sua indumentária suscita escândalo, a dicção é má e os gestos pouco polidos. O
apresentador é considerado um bom ator ou entretainer televisivo mas o seu
perfil não é ajustado às especificidades de uma cerimónia académica
2.5 - Grupos artísticos desafinados ou mal ensaiados: as formações corais
e instrumentísticas presentes no ato não estão sintonizadas com os momentos do
programa oficial, o maestro troca a ordem das composições musicais, os artistas
desafinam
2.6 - Escasso conhecimento das normas de cortesia: o domínio das
normas de cortesia continua a evidenciar vulnerabilidades: confusão entre lado
direito e lado esquerdo, desconhecimento sobre quem acompanha a mais alta
autoridade, confusão entre tratamentos religiosos e militares
2.7 – Dificuldade em encontrar o local do evento: o anfitrião não
fornece aos convidados o endereço do local, o mapa de orientação e um contato
telefónico para urgências. Os convidados perdem-se e andam às voltas sem
conseguir encontrar o local.
NÍVEL 3: SATISFATÓRIO
3.1 - Domínio mínimo
dos códigos comunicacionais: o apresentador lê corretamente as falas,
mantém uma postura corporal discreta, comunica eficazmente com a autoridade
académica e com os oradores
3.2 - Momentos estruturantes do ato bem encadeados: encadeamento
harmonioso entre entradas e saídas, levantar e sentar, ordem dos discursos,
momentos musicais, falas de ligação
3.3 - Perfil adequado
do apresentador ou mestre de cerimónias: o apresentador/mestre de
cerimónias revela postura e perfil adequados à natureza do ato
3.3 - Conhecimento e respeito pelas normas de cortesia: o
apresentador/mestre de cerimónias domina o código linguístico, conhece e aplica
com à vontade as regras de etiqueta, tratando cada um em conformidade com o
papel que desempenha
3.3 - Correta receção e encaminhamento dos convidados: os
convidados são recebidos com cortesia, cumprimentados e acompanhados ao local
que lhes está destinado em conformidade com a arte de bem receber
3.4 - Capacidade para causar algum impacto visual e emocional: o evento
evidencia capacidade para agradar e causar impacto positivo
3.5 - Indumentária adequada: a equipa do anfitrião e os convidados
envergam indumentária apropriada ao tipo de evento e aos rituais previstos no
programa
3.6 - Discursos adequados à natureza do evento: os oradores são
experts respeitados e os discursos são adequados à natureza do ato no que
respeita aos temas escolhidos e consistência da abordagem
3.7 - Recursos logísticos e audiovisuais adequados: o espaço
escolhido (pátio, auditório, salão, pavilhão desportivo, teatro, capela, outro) é
confortável, comporta lugares suficientes e está apetrechado com os
equipamentos necessários
NÍVEL 4: BOM
4.1 - Bom domínio dos códigos comunicacionais: o
apresentador/mestre de cerimónias está sintonizado com o anfitrião/comissão
organizadora e evidencia bom domínio dos códigos comunicacionais (postura
física, capacidade de expressão, dicção correta)
4.2 - Bom conhecimento das normas de cortesia, formas de tratamento e
precedências: o anfitrião e o apresentador revelam bom nível de
conhecimento das normas de cortesia e precedência
4.2 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil profissional: o
apresentador/mestre de cerimónias controla e articula eficazmente os momentos
do evento, conduz os momentos rituais com eficácia e qualidade
4.3 - Investimento na preparação do evento: os convidados e os
representantes dos media percebem que o evento foi cuidadosamente preparado:
impressão e distribuição de convites, validação e distribuição do programa,
flyer ou folheto com informação sobre a história, natureza e objetivos do
evento, reserva de lugares, teste dos equipamentos audiovisuais
4.4 - Elevada capacidade de impacto visual, emocional e cultural: o
evento/cerimónia comporta um conjunto de ingredientes dotados de capacidade de
suscitar a atenção dos visitantes e do público
4.5 – Capacidade para criar valor: a equipa organizadora prepara e
distribui prendas institucionais que agradam aos convidados, reforçam a imagem
da instituição e potenciam a criação de impactos positivos traduzidos na
fidelizam de clientes
NÍVEL 5: MUITO BOM
5.1 - Excelente
domínio dos códigos comunicacionais: o anfitrião e a equipa do gabinete de
protocolo e cerimonial dominam plenamente os códigos comunicacionais
5.2 - Apresentador ou mestre de cerimónias com perfil fortemente
profissional: o apresentador/mestre de cerimónias transmite segurança,
domina o historial dos atos, articula os diversos momentos com elevado grau de
profissionalismo, improvisa com naturalidade, revela profundo conhecimento do
léxico e dos ritos, apoia e orienta os atores menos seguros
5.3 - Cuidadosa preparação do evento: a equipa organizadora revela
elevado profissionalismo na fase preparatória. Ex: formulação de convites, identificação
de oradores credíveis, reserva de alojamento, marcação de lugares em sala, teste dos
equipamentos informáticos e audiovisuais, mapa do local, contatos de apoio,
acolhimento de convidados, preparação de sínteses históricas informativas para
distribuição, estudo de casos omissos, aconselhamento com colegas mais
experimentados, ensaio de entradas e saídas e de leitura de textos/frases,
preparação de prenda institucional, seleção e preparação de bufete/vinho de
honra, preparação de programa cultural e recreativo, preparação de visita guiada,
recolha dos currículos dos homenageados
5.4 - Elevada capacidade para causar impacto visual, emocional e
cultural: a cerimónia/evento sendo aberta à comunidade, aos participantes e
aos públicos anónimos, comporta elementos que traduzem a identidade corporativa
da entidade promotora. São marcas distintivas, consistentes e com capacidade de
causar impacto positivo a nível visual, emocional e cultural. A instituição faz
com requinte e o que faz não é igual ao que o visitante/cliente está habituado
a ver. O visitante gosta do que presencia, guarda uma boa recordação e fica com
vontade de voltar
5.5 - Sólido conhecimento das normas de cortesia, formas de tratamento
e precedências: o anfitrião e a sua equipa dão sinais inequívocos de
profundo domínio das convenções sociais da instituição, do país, e de respeito
pelos costumes do país de origem do convidado. Esse conhecimento é traduzido na
forma como os convidados são recebidos e tratados
5.6 - Indumentária profissional e insígnias usadas com correção e dignidade:
as vestes nacionais, diplomáticas, civis, militares, religiosas,
académicas, são perfeitamente adequadas ao tipo de ato. Os uniformes respeitam
os códigos de etiqueta
5.7 - Sentido de mobilização da comunidade: a equipa organizadora
promove mecanismos de mobilização e envolvimento dos representantes de todos os
grupos profissionais que trabalham ou usam os serviços da instituição. Os
eventos são reforçados por ações de esclarecimento e distribuição de informação
5.8 - Esforço de valorização dos patrimónios material e imaterial: a
entidade promotora distingue-se pela forma como encara o diálogo com a
comunidade, mobiliza os contributos dos seus trabalhadores, recupera e
reutiliza imóveis degradados e rentabiliza as potencialidades do património
cultural material e imaterial (ex: debate científico e promoção de bens
gastronómicos e vinícolas; abertura solene das aulas e sarau de promoção dos
grupos culturais de funcionários e estudantes; cortejo académico em zona
histórica e visita guiada; estudo das tradições académicas e valorização de
oficinas de alfaiataria; estudo e revitalização atualizada de vestes ou
insígnias que tiveram significado local)
PONTOS FRACOS
·
O nosso negócio não está suficientemente
implantado no mercado (os clientes externos não sabem onde estamos, o que
fazemos e porque fazemos)
·
Até ao momento presente não considerámos
necessário realizar ações de informação sobre o nosso negócio
·
Apesar de não termos implementado estratégias de
comunicação da nossa missão, visão e valores, existem no mesmo país quase duas
dezenas de instituições que prestam o mesmo tipo de serviço
·
A ação da nossa equipa de gestão é condicionada
pela cultura da equipa docente que considera fútil a realização de cerimónias e
a elaboração de manuais de protocolo
·
Os acionistas e clientes estão descontentes com
a inexistência de capital cultural e simbólico
·
Os escassos sinais de património simbólico
existentes foram implementados por grupos isolados de professores e estudantes
·
A inércia instalada prejudica a consolidação interna
e externa da imagem corporativa, traduzida no decréscimo de procura de
matrículas e de encomenda de serviços
·
O órgão de gestão não está sensibilizado para a
importância de um gabinete de cerimonial e protocolo e para a contratação de
recursos humanos especializados
·
As poucas cerimónias existentes são destinadas
apenas a professores catedráticos
·
Através de questionários de satisfação, apurou-se
que os cursos se queixam da falta de cerimónia de formatura
·
Os nossos eventos não são reforçados pela
elaboração e distribuição de programas, flyers e outros instrumentos
informativos
PONTOS FORTES
·
A instituição reconhece a importância do
património simbólico material e imaterial como ferramenta estratégica de gestão
da sua imagem e identidade
·
Existe um gabinete de cerimonial e protocolo
apetrechado com recursos humanos especializados que é considerado uma
referência no plano interno e consultado por instituições externas
·
Os diferentes membros da comunidade educativa
estão (maioritariamente) informados sobre a missão, visão e valores da
instituição, sabem o significado das cerimónias e insígnias e reconhecem a sua
importância
·
Está implantada uma política de gestão
participada, que se reflete no diagnóstico periódico de vulnerabilidades e na recolha
de propostas de melhoria
·
O gabinete de cerimonial e protocolo promove
ações de sensibilização/formação, elabora e distribui instrumentos de trabalho
e disponibiliza informação no sítio web
·
O reconhecimento do valor das cerimónias e
eventos está refletido no planeamento estratégico da instituição
·
Existe um plano anual de atividades culturais,
cujo cronograma inclui cerimónias e eventos considerados de relevante
importância para o órgão de gestão, professores, funcionários, estudantes,
clientes externos (ex: abertura solene das aulas, celebração do dia da fundação, celebração do dia do patrono, semana ciência aberta, formatura de cursos)
·
As cerimónias realizadas refletem um bom patamar
de maturidade e consistência, periodicamente avaliado e melhorado
·
Os principais momentos do calendário têm
visibilidade externa (comunicação social, youtube, canal tv corporativo, rede
de universidades)
ASPETOS A MELHORAR NO CURTO PRAZO
I – Elabore uma lista de propostas
orientadas para a melhoria da imagem interna e externa da sua instituição tendo
em conta os seguintes vetores:
·
produção simbólica e respeito pela diversidade
cultural
·
oferta cultural na cidade e para a cidadania
·
sustentabilidade
·
criatividade e originalidade
·
fruição e acesso democrático.
II – Coloque-se na posição de
potencial cliente nacional/estrangeiro da sua universidade e escreva uma lista
daquilo que espera encontrar em termos de património simbólico que o convença
que vale a pena efetuar a sua matrícula ou inscrição num curso de
pós-graduação.
BIBLIOGRAFIA
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PINTO, Francisco – Balanced scorecard. Alinhar mudança,
estratégia e performance nos serviços públicos. Lisboa: Edições Sílabo,
Lda., 2007.
Citar: AMNunes - Como estamos quanto a cerimónias e eventos académicos?, Virtual Memories, 3.3.2012
2 Comentários:
Muito útil para quem deve fazer a autoavaliação dos seus procedimentos de protocolo e cerimonial.
Obrigado
Atravessamos um momento de transição do paradigma abolicionista e proibicionista (que foi o que vivemos) para novos sistemas simbólicos de horizontes pouco claros.
Nesta conjuntura porosa e indefinida, coexistam múltiplas posturas que condicionam a imagem interna e externa das instituições académicas:
-posição 1: pode-se existir sem adotar e praticar qualquer património simbólico;
-posição 2: o património simbólico está definitivamente ultrapassado, pois representa um sista de valores arcaicos, fascistas e discriminatórios;
-posição 3:até se pode adotar alguma coisa, mas que seja o mais parecido possível com os Oscars, o Bota de Ouro, as galas televisivas, pois vivemos num mundo marcado pelos mass media e pelo star sistem;
posição 4: as universidades funcionam hoje em dia como empresas, logo o que quer que façam em termos de imagem deve ser o mais parecido possível com o protocolo empresarial, incluindo a criação de gabinetes de comunicação e imagem que devem substituir os gabinetes de relações públicas/informação/cerimonial/protocolo.
Perante estes cenários importa tomar decisões bem informadas que tenham como principal objetivo não a satisfação dos caprichos do corpo docente mas a consagração de estratégias que garantam a consolidação interna e externa da instituição e a sua própria sobrevivência em mercados abertos e competitivos.
AMNunes
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